El siguiente texto se refiere a proyectos de implantación de software transaccional en procesos críticos de ventas y distribución.

Con el fin de estandarizar procesos de ventas y distribución en sus redes de distribuidores, algunas empresas (clientes) están implementando sistemas transaccionales en los mismos, esto les permite conocer la gestión de la ruta y tener información exacta y centralizada de todos los puntos de venta. Emulando un modelo de fuerza de venta propia con distribuidores u operadores logísticos/comerciales. Definiendo planeamiento comercial y hasta pudiendo llegar a liquidar comisiones en función de pronósticos y metas.

Para comenzar debemos tener en claro que se entiende por éxito en un proyecto de TI, así podremos estar alineados.

El éxito en un proyecto de TI se basa fundamentalmente en:

– Tener un proyecto en tiempo;
– Costos esperados por ambas partes (cliente/proveedor);
– Cumplir los objetivos del cliente y en particular, la funcionalidad y el nivel de servicio requerido por el negocio;
– Que el proveedor reciba la remuneración económica esperada y tener recomendaciones y prestigio en este segmento de la industria;
– Finalmente, debe resultar un caso de éxito para ambas partes.

Cuando el cliente y el proveedor inician la implementación de un sistema de ventas y distribución transaccional para decenas de distribuidores (con una o mas razones sociales, con portafolios de productos que pueden ser mixtos y con diferentes modalidades de operación); deben hacerlo como un equipo único de trabajo y ser percibidos por los distribuidores como tal.

En el proceso de venta es importante establecer en todo momento un manejo de expectativas claras entre el cliente y el proveedor del servicio, en sus diferentes ámbitos. Mostrar la transparencia necesaria para mantener informadas a las partes de los impactos y temas de seguimiento permanente que pueden ser encontrados durante el proyecto. Estos pueden ser aspectos operativos, técnicos o políticos. Siempre es mejor comentarlos y clarificarlos al inicio.

Los factores de éxito en este tipo de proyectos pasan por un gran tema y es político. Sí, político. El SPONSOR del proyecto debe ser la dirección de la empresa. El portafolio de productos del SPONSOR debe ser estratégico (marca líder y/o que genere más del 50/60% de la rentabilidad de la ruta) para la RED.
Los distribuidores recibirán al equipo de trabajo de mejor manera si son previamente incentivados al cambio, por quien decide implementar un sistema transaccional estándar para toda la red (única versión del software). Quién a su vez formará parte del comité de dirección del proyecto. Este comité debe tener autoridad formal sobre los recursos que debe manejar en el distribuidor.

En resumen:
Liderazgo y compromiso
– De la dirección de la empresa
– Del comité de dirección (Empresa/Proveedor)

Incentivos y objetivos:
– Objetivos alcanzables en el corto plazo
– Distribuidores incentivados y alineados al cambio.